Kosten der Geschäftsgründung: Personal, Miete und Ausstattung – Selbstständig machen #11

Kostenplanung und realistisches Denken, zwei Punkte die sich für manche durchaus beißen. Denn für Banken und Investoren will man die möglichen Gewinne natürlich so hoch wie möglich rechnen, für sich selbst sollte die Einschätzung aber so realistisch wie möglich sein. Lieber hast du am Ende 5.000 € mehr im Monat zur Verfügung, als 5.000 € zu wenig. Für die Kostenplanung gilt ein schmaler Grat zwischen, so positiv wie möglich und so realistisch wie nötig. Wie so ein Finanzplan im Detail aussieht, das schauen wir uns im Wesentlichen später an. Zunächst ist es wichtig über die großen Posten eine grobe Kostenschätzung vorzunehmen. Zu Beginn sind das, abseits des Produkts und des Marketings, vor allem Miete, Ausstattung, Waren und Personal.

Kosten für die Unternehmensgründung

Die Kosten für Miete und Ausstattung solltest du bereits am Anfang besonders den Überblick haben. Denn wenn du z.B. einen Mietvertrag für Büroräume unterschreibst, mit 50 Quadratmetern und 3 Jahre Laufzeit, dann doch schneller wächst als gedacht und plötzlich 200 Quadratmeter brauchst, kann das alte Büro schnell in Kosten ausarten. Gleichzeitig brauchst du natürlich auch die passende Ausstattung, hier ergibt sich dasselbe Problem. Mehr Mitarbeiter bedeutet mehr Computer. Wer z.B. mit technischen Produkten arbeitet oder im Agenturwesen, der braucht in der Regel gute und leistungsfähige Notebooks, mit bestimmter Software. Jedes einzelne Notebook muss natürlich komplett fertig installiert werden, bis hin zu jeder einzelnen E-Mail-Adresse. Wer keinen eigenen IT Nerd im Unternehmen hat, auf dem fällt die Arbeit natürlich selbst zurück.

Unerwartete Kosten: Belastung für das operative Geschäft

Aus eigener Erfahrung kommen dann auch Tage, an denen z.B. durch unglückliche Zufälle direkt drei Notebooks ausfallen. Da sie sowieso schon in Reparatur gehen, schickst du direkt noch ein viertes (Wackelkontakt HDMI Eingang) mit. Spontan müssen also drei, vier neue Notebooks gekauft werden. Das bedeutet: 3.000 € Ausgaben, ein Tag einrichten, statt angeboten schreiben oder Geld verdienen hat man die Zeit mit Softwareinstallationen, E-Mail-Konten und Setups verbracht. Natürlich muss auch noch die Cloud verbunden werden, die wichtigsten Programme für das Kundenmanagement installiert, schon ist es spät in der Nacht. Ein wenig produktiver Tag und ein vierstelliger Betrag weniger auf dem Konto. Das beste kommt nach der Reparatur, die drei, vier neuen Notebooks werden nach der Reparatur erst einmal nicht mehr benötigt. Natürlich werden sie auf Vorrat gehalten, für die nächsten neue Mitarbeiter. Zum Notebook kommen natürlich noch sehr viele Kleinigkeiten. Von Tischen als Arbeitsplatz über Bürostühle bis hin zu einem neuen Voice IP Telefon. Neue Handys und Verträge, WLAN-Router im zweiten Stock, Bepflanzung und Begrünung, natürlich auch die Bewässerung. Hunderte kleine Baustellen, die man als Unternehmer ständig im Blick haben muss. Denn wie genau lautet die Jobbezeichnung für all diese Fragen? Geschäftsführer. Freizeit kann man sich in der Regel erst später leisten, am Anfang bedeutet es viel eigenständige Arbeit und Initiative.

Risikomanagement: Mitarbeiter

Nach und nach erledigen Mitarbeit Aufgaben. Personal bedeutet aber ebenso viel Risikomanagement. Natürlich könnten wir auch darüber ganze Kapitel schreiben! Letztendlich ist aber oft nur ein Gedanke wichtig: Mitarbeiter vertrauen auf dich als Chef und Chefin. Mitarbeiter leben selten den Traum, später in einer großen Villa zu leben, durch den Erfolg der Firma, sie wollen den Lohn am Ende des Monats. Wer sich an Personalkosten übernimmt, der riskiert schnell ein unzufriedenes Team. Das heißt im Umkehrschluss, die Arbeit bleibt bei dir. Trotzdem muss Personal sein und damit entstehen auch Personalkosten. Löhne und Abgaben müssen wie gesagt immer pünktlich entrichtet werden. Stellst du zuviel Personal ein, riskierst du Sozialabgaben nicht zahlen zu können. Bei Rückständen von Sozialabgaben versteht der Staat natürlich keinen Spaß. Außerdem kommen noch Krankenkassen hinzu, die in der Personalplanung bzw. in der Kostenplanung für das Personal in der Regel kaum Berücksichtigung finden. Im Endeffekt verbuchen Krankenkassen aber monatlich einen großen Posten im eigenen Unternehmen. Wenn du für jeden Mitarbeiter im Schnitt 500 Euro zahlst, dann sind bei 10 Mitarbeitern schnell monatlich 5.000 Euro Belastung drin, weitere 60.000 Euro Belastung im Jahr, nur für Krankenkassen.

Weitere Kosten der Geschäftsgründung

Zu Miete und Personal kommen natürlich noch viele weitere Kosten, z.B. Versicherungen. Die betriebliche Unfallversicherung, die Hausratversicherung für das Objekt aber auch die allgemeine Haftpflichtversicherung für Unternehmen. Alles keine großen Posten aber in Verbindung mit Handyverträgen, neuen elektronischen Geräten, sind es über das Jahr gesehen weitere große Ausgaben. Wichtig: Eine Haftpflichtversicherung musst du für dein Start Up immer abschließen.

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